Die 5 wichtigsten Faktoren bei der Auswahl eines Outbound-Dialers

Einen Outbound-Dialer auswählen – Top 5 Tipps

Ein Outbound-Dialer kann das Anrufvolumen Ihrer Vertriebsmitarbeiter um bis zu 200–300 % steigern.

Angesichts der Fülle der auf dem Markt verfügbaren Optionen kann es jedoch eine ziemliche Herausforderung sein, die richtige auszuwählen.

Dieser Leitfaden führt Sie durch die fünf wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines Outbound-Dialers berücksichtigen sollten, um Ihnen eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.

Dialer-Typ

Es gibt verschiedene Arten von Outbound-Dialern. Die gängigsten Dialer sind Predictive Dialer, Power Dialer, Preview Dialer und Progressive Dialer.

Predictive Dialer

Predictive Dialer sind eine Art automatisches Wählsystem, das komplexe Algorithmen verwendet, um die Zeit zu optimieren, die Agenten am Telefon verbringen. Dieses System reduziert die Zeit, die für unbeantwortete Anrufe verschwendet wird, drastisch, indem es mehrere Nummern gleichzeitig wählt und dann Agenten mit beantworteten Anrufen verbindet. Es sagt auch voraus, wann ein Agent verfügbar sein wird, und hält zu diesem Zeitpunkt einen neuen Anruf für ihn bereit.

Zu den Funktionen des Predictive Dialers gehören Zeitzonenerkennung, automatische Anrufverteilung und Anrufmischung. Unternehmen mit großem Anrufvolumen, wie Callcenter und Telemarketing-Unternehmen, profitieren am meisten von Predictive Dialern. Durch ihren Hochgeschwindigkeitsbetrieb können diese Unternehmen ihre Produktivität steigern, mehr Verkaufsgespräche führen und letztendlich ihren Gewinn steigern.

Leistungsstarke Dialer

Power Dialer ähneln Predictive Dialern, verwenden jedoch keine komplexen Algorithmen. Stattdessen verlässt sich dieses System auf die Entscheidung des Agenten, wann der nächste Anruf erfolgen soll. Diese Funktion kann in Situationen nützlich sein, in denen der Agent mehr Kontrolle und Flexibilität bei seinen Anrufen wünscht. Power Dialer sind ideal für Unternehmen mit geringerem Anrufvolumen oder solche, die eine persönlichere Note erfordern, wie z. B. Inkasso oder Spendensammlung.

Dialer-Vorschau

Mit Preview-Dialern können Agenten Kundeninformationen vorab  sehen, bevor sie einen Anruf tätigen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die komplexe Produkte oder Dienstleistungen anbieten und vor einem Anruf die erforderlichen Informationen sammeln müssen. Außerdem ist eine bessere Anpassung und Personalisierung jedes Anrufs möglich, was zu qualitativ hochwertigeren Interaktionen mit Kunden führt. Preview-Dialer werden häufig in Branchen wie Immobilien, Versicherungen und Finanzdienstleistungen verwendet.

Progressive Dialer

Progressive Dialer sind eine Mischung aus Predictive Dialer und Power Dialer. Dieses System wählt automatisch Nummern, wartet aber, bis der Agent verfügbar ist, bevor der Anruf verbunden wird. Es eliminiert das Risiko abgebrochener Anrufe, indem es wartet, bis eine bestimmte Anzahl von Agenten bereit ist, bevor der Anruf getätigt wird. Progressive Dialer sind ideal für Unternehmen mit einem konstanten und stetigen Anrufvolumen, wie z. B. Kundendienstzentren oder technische Supportteams.

Skalierbarkeit

Ein entscheidender Faktor, den Sie bei der Auswahl eines Dialer-Systems berücksichtigen sollten, ist die Skalierbarkeit. Unternehmen, die Wachstum oder saisonale Schwankungen in ihrem Anrufvolumen verzeichnen, benötigen einen Dialer, der sich entsprechend anpassen kann. Predictive- und Power-Dialer sind hochgradig skalierbar, da sie große Anrufvolumina bewältigen können, ohne Kompromisse bei Geschwindigkeit oder Effizienz einzugehen. Preview-Dialer hingegen können aufgrund ihres Fokus auf individuelle Anrufe Einschränkungen in der Skalierbarkeit aufweisen. Um langfristigen Erfolg sicherzustellen, ist es wichtig, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu berücksichtigen, bevor Sie sich für ein Dialer-System entscheiden.

Integration mit Customer Relationship Management (CRM)-Software

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Sie bei der Auswahl eines Dialer-Systems berücksichtigen sollten, ist dessen Kompatibilität mit Ihrer vorhandenen CRM-Software. Viele Unternehmen verwenden CRM-Systeme, um ihre Kundeninteraktionen zu verwalten, und ein Dialer, der sich nahtlos in dieses System integrieren lässt, kann die Produktivität und Effizienz erheblich steigern. Durch die Integration der beiden Systeme können Ihre Agenten direkt über ihre Dialer-Schnittstelle auf Kundeninformationen zugreifen, was die Personalisierung von Anrufen und die Bereitstellung eines besseren Kundendienstes erleichtert.

Erweiterte Funktionen

Verschiedene Dialer-Systeme bieten verschiedene Funktionen, um die Effizienz und Effektivität ausgehender Anrufe zu verbessern. Einige erweiterte Funktionen umfassen Anrufaufzeichnung, Voicemail-Drop, IVR-Integration (Interactive Voice Response) und automatische Spracherkennung.

Diese Funktionen können den Anrufprozess optimieren und die Leistung der Agenten durch Reduzierung manueller Aufgaben verbessern. Es ist wichtig, Ihre Geschäftsanforderungen zu bewerten und Prioritäten festzulegen, welche Funktionen für Ihren Betrieb entscheidend sind.

Datensicherheit

Angesichts der zunehmenden Bedenken hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit ist es wichtig, das Sicherheitsniveau Ihres gewählten Dialer-Systems zu berücksichtigen. Cloudbasierte Systeme bieten erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups und stellen so sicher, dass vertrauliche Kundeninformationen vor Cyberbedrohungen geschützt bleiben. Lokale Systeme verfügen möglicherweise auch über starke Sicherheitsfunktionen, aber Unternehmen müssen für eine ordnungsgemäße Wartung und Aktualisierung sorgen, um Sicherheitsverletzungen vorzubeugen.

Wrapping Up

Der wichtigste Faktor bei der Auswahl des richtigen Dialer-Systems für Ihr Unternehmen ist die Berücksichtigung Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Ziele.

Bewerten Sie die Funktionen und Fähigkeiten verschiedener Systeme und berücksichtigen Sie Faktoren wie Preis, Integration, Compliance und Datensicherheit. Mit dem richtigen Dialer-System können Unternehmen ihre Effizienz bei der Anrufbearbeitung und das Kundenerlebnis deutlich verbessern und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften und die Datensicherheit gewährleisten.

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