Os 5 fatores a considerar na escolha de um software de outbound

Um software para vendas em outbound pode aumentar a taxa de sucesso dos seus agentes em até 200-300%.

Porém, com a quantidade de opções disponíveis no mercado, escolher o melhor pode ser um desafio.

Este guia disponibiliza os 5 fatores cruciais a serem considerados na escolha de um software de outbound e irá ajudá-lo a tomar uma decisão informada.

Tipo de dialer

Existem vários tipos de dialers especializados em outbound. Aqui estão os quatro básicos: dialers preditivos, dialers potentes, dialers de visualização e dialers progressivos.

Dialers Preditivos

Os dialers preditivos permitem marcar vários números ao mesmo tempo e conectar os agentes às chamadas que foram atendidas. Prevê também quando um agente estará disponível e prepara-lhe uma chamada imediatamente naquele momento. Este sistema utiliza algoritmos complexos para otimizar o tempo que os agentes passam ao telefone, reduzindo o tempo perdido em chamadas não atendidas, resultantes da marcação de vários números ao mesmo tempo.

Os recursos do dialer preditivo incluem reconhecimento de fuso horário, distribuição automática de chamadas e combinação de chamadas. As empresas com grandes volumes de chamadas, como call centers e empresas de telemarketing, são as que mais beneficiam dos dialers preditivos. A sua operação de alta velocidade permite que estas empresas aumentem sua produtividade, realizem mais chamadas de venda e, por conseguinte, aumentem a receita do negócio.

Dialers Potentes

Os dialers potentes avançados são semelhantes aos discadores preditivos, mas não usam algoritmos complexos. Em vez disso, este sistema depende do critério do agente para escolher quando iniciar a próxima chamada. Este recurso pode ser benéfico em situações em que o agente pretenda maior controlo e flexibilidade nas suas chamadas. Os dialers potentes são ideais para empresas com volumes menores de chamadas ou que exigem um toque mais pessoal, como cobrança de dívidas ou arrecadação de fundos.

Dialers de Visualização

Os dialers de visualização permitem que os agentes visualizem as informações do cliente antes de fazer uma chamada. Este recurso é útil para empresas com produtos ou serviços complexos que precisam de recolher as informações necessárias antes de fazer uma chamada. Também permite uma melhor personalização de cada chamada, resultando em interações de maior qualidade com os clientes. Os dialers de visualização são normalmente usados para produtos complexos e na retenção de clientes em setores como o imobiliário, de seguros e serviços financeiros.

Dialers progressivos

Os dialers progressivos são um híbrido entre preditivos e potentes. Este sistema marca números automaticamente, mas espera que o agente fique disponível antes de conectar a chamada. Este sistema ajuda a reduzir a taxa de abandono de chamadas, a aumentar a produtividade dos agentes, a fornecer automação equilibrada e a manter a conformidade com a regulamentação de dados. Os dialers progressivos destacam-se em ambientes de alta pressão com volumes altos de chamadas, sendo perfeitamente adequados para equipas focadas em atingir metas de vendas .

Expansão do negócio

Um fator crucial a considerar na escolha da plataforma de software é a possibilidade de expansão do negócio. As empresas que experienciam crescimento ou flutuações sazonais nos seus volumes de chamadas precisam de um marcador que se possa ajustar de acordo. Os dialers preditivos e potentes são altamente escaláveis, pois conseguem lidar com grandes volumes de chamadas sem comprometer a velocidade ou a eficiência. Os dialers de visualização, por outro lado, podem enfrentar limitações na escalabilidade devido ao seu foco em chamadas individualizadas. É essencial considerar as necessidades atuais e futuras do seu negócio antes de decidir sobre um sistema de marcação para garantir o sucesso a longo prazo.

Integração com software de “Customer Relationship Management” (CRM)

Outro aspecto importante a considerar ao escolher um software de outbound é a sua compatibilidade com o software CRM existente. Muitas empresas utilizam sistemas de CRM para gerir as interações com os clientes, e ter uma plataforma de vendas que se possa integrar perfeitamente com este software pode melhorar significativamente a produtividade e a eficiência. Ao integrar os dois sistemas, os seus agentes podem aceder às informações dos clientes diretamente a partir da interface da platforma, facilitando a personalização das chamadas e proporcionando um melhor atendimento ao cliente.

Características avançadas

Os softwares de outbound oferecem vários recursos para aumentar a eficiência e eficácia das chamadas efetuadas. Alguns recursos avançados incluem gravação de chamadas, envio automático para correio de voz, integração IVR (Interactive Voice Response) e reconhecimento de fala automatizado. Esses recursos podem agilizar o processo de chamada e melhorar o desempenho dos agentes, reduzindo tarefas manuais. É essencial avaliar as necessidades do seu negócio e priorizar quais recursos são cruciais para as suas operações.

Segurança de dados

Com preocupações crescentes sobre privacidade e segurança de dados, é crucial considerar o nível de segurança oferecido pelo software escolhido. Os softwares cloud-based oferecem medidas de segurança avançadas, como criptografia de dados e backups regulares, garantindo que as informações confidenciais dos clientes permaneçam protegidas contra ameaças cibernéticas. Os sistemas locais também podem ter fortes recursos de segurança, mas as empresas devem garantir a manutenção e atualizações adequadas para evitar quaisquer violações de segurança.

Conclusão

O fator mais importante na escolha do sistema de marcação certo para o seu negócio é considerar as suas necessidades e objetivos específicos.

Avalie os recursos e capacidades de diferentes sistemas e considere fatores como preço, integração, conformidade e segurança de dados. Com o software adequado instalado, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência do tratamento de chamadas e a experiência do cliente, ao mesmo tempo que permanecem em conformidade com os regulamentos e garantem a segurança dos dados.

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